Als je niet meer kan instaan voor de zorg voor je erfgoed, kan je op zoek gaan naar een nieuwe beheerder.

Aan wat of wie?

De mogelijkheden om je erfgoed over te dragen, zijn misschien groter dan je denkt.

Je kunt je erfgoed schenken aan:

• familie;
• vrienden;
• een opvolger (bij beiaardiers is dit een gangbare praktijk);
• een instelling of een organisatie waaraan je verbonden bent (een school, conservatorium, ensemble ...).
• een heemkundige kring (een heemkundige kring in je buurt vind je op de website van Heemkunde Vlaanderen).

Op die manier blijft je erfgoed in je professionele of persoonlijke levenssfeer. Zo blijft het ook in handen van mensen met wie je een vertrouwensband hebt en die het beste voor hebben met je archief.

Vanuit een persoonlijke bekommernis en vanuit een cultuurhistorisch besef zullen zij de zorg voor je archief wellicht graag op zich nemen.

• Ook de verkoop van bepaalde delen van je erfgoed (een muziekinstrument, een collectie geluidsdragers, ...) kan een optie zijn; bij een nieuwe eigenaar kunnen die stukken eveneens de nodige zorg krijgen. De nadelen zijn dat het erfgoed op die manier verspreid raakt. En dat het uit het vizier verdwijnt van onderzoekers en geïnteresseerden.

Professionele bewaarder

Je kan je archief ook overdragen aan een professionele bewaarinstelling:

• archiefinstellingen (waaronder stads- en gemeentearchieven);
• erfgoedbibliotheken (waaronder de conservatoriumbibliotheken en een aantal universiteitsbibliotheken);
• musea.

Hun primaire opdracht bestaat er tenslotte in om ‘erfgoed’ in goede omstandigheden te bewaren, het toegankelijk te maken en het gebruik ervan te stimuleren. Ze hebben daartoe geschoold personeel in dienst en beschikken over de nodige expertise. Met deze instellingen heb je weliswaar geen persoonlijke band, maar ze verdienen niettemin je volle vertrouwen wat betreft de zorg voor je archief.

Als je het erfgoed naar een openbare bewaarinstelling overbrengt, maak je het ‘openbaar’: bewaarinstellingen hebben als taak het erfgoed toegankelijk te maken voor het grote publiek, zodat het geraadpleegd en gebruikt kan worden, bijvoorbeeld voor onderzoek.

Voor- en nadelen van diverse bewaarders

Op de site van TRACKS zijn de voor- en nadelen voor een 'professionele bewaarinstelling' vs. 'particulieren en verenigingen' opgelijst in een overzichtelijke tabel. 

(Bron: website van TRACKS en Doeboek Muzikaal erfgoed)